Bộ chuẩn siêu dữ liệu đầy đủ có hàng trăm trường, và điều đó khiến nhiều nơi không bắt đầu gì cả.
Thực tế: năm trường được điền đúng và nhất quán làm được chín phần mười công việc.
Năm trường đó
- Định danh của công bố — thiếu nó thì mọi thứ khác thành đoán mò.
- Tác giả kèm định danh của họ — không chỉ tên.
- Đơn vị công tác của tác giả tại thời điểm công bố.
- Ngày công bố, rõ nghĩa — ngày nào, của mốc nào.
- Tiêu đề, ở cả hai ngôn ngữ nếu có.
Lỗi hay gặp ở từng trường
- Tên tác giả viết không nhất quán giữa các bài — nguồn gây tách hồ sơ số một.
- Đơn vị công tác viết tắt hoặc dùng tên cũ.
- Ngày mơ hồ — trực tuyến trước hay số tạp chí, hai ngày khác nhau.
- Dấu tiếng Việt bị mất trong khâu xử lý.
- Trường bỏ trống thay vì ghi "không có" — hai thứ khác nhau.
Với tạp chí và nhà xuất bản
- Cấp định danh cho từng bài — việc đơn lẻ có tác động lớn nhất.
- Thu thập định danh của tác giả tại khâu nộp bài, không phải sau khi in.
- Ghi đơn vị công tác của từng tác giả, đừng ghi chung một dòng.
- Cho phép thu thập siêu dữ liệu tự động.
- Cung cấp tiêu đề và tóm tắt song ngữ.
Với kho lưu trữ của cơ sở
- Cho phép thu thập siêu dữ liệu theo giao thức mở.
- Ghi rõ trạng thái bản — bản gửi, bản đã phản biện, bản in.
- Ghi giấy phép sử dụng.
- Giữ liên kết bền, đừng đổi đường dẫn khi nâng cấp hệ thống.
Bắt đầu từ đâu
- Chọn năm trường trên và làm đúng chúng trước.
- Kiểm chất lượng bằng mẫu ngẫu nhiên, không kiểm bằng cảm giác.
- Sửa từ khâu nhập, đừng dọn ở khâu xuất.
- Thêm trường mới chỉ khi năm trường kia đã ổn định.
Một điều đáng nhớ
Trường bỏ trống và trường ghi "không có" là hai thông tin hoàn toàn khác nhau.
Một cái nghĩa là chưa ai điền; cái kia nghĩa là đã kiểm và thực sự không có. Hệ thống không phân biệt được hai thứ đó thì không biết mình đang thiếu gì.
Câu hỏi thường gặp
Năm trường siêu dữ liệu quan trọng nhất là gì?
Định danh của công bố, tác giả kèm định danh của họ, đơn vị công tác tại thời điểm công bố, ngày công bố rõ nghĩa, và tiêu đề ở cả hai ngôn ngữ nếu có.
Lỗi hay gặp ở siêu dữ liệu là gì?
Tên tác giả viết không nhất quán, đơn vị công tác viết tắt hoặc dùng tên cũ, ngày mơ hồ giữa trực tuyến trước và số tạp chí, dấu tiếng Việt bị mất, và trường bỏ trống.
Tạp chí nên làm gì trước tiên?
Cấp định danh cho từng bài — việc đơn lẻ có tác động lớn nhất — và thu thập định danh tác giả ngay tại khâu nộp bài chứ không phải sau khi in.
Kho lưu trữ của cơ sở cần gì?
Cho phép thu thập siêu dữ liệu theo giao thức mở, ghi rõ trạng thái bản, ghi giấy phép sử dụng, và giữ liên kết bền khi nâng cấp hệ thống.
Trường bỏ trống khác trường ghi không có thế nào?
Bỏ trống nghĩa là chưa ai điền, ghi không có nghĩa là đã kiểm và thực sự không có — hệ thống không phân biệt được thì không biết mình đang thiếu gì.
